La mondialisation pousse de plus en plus les entreprises à trouver des clients, des fournisseurs ou des partenaires hors des frontières de l’Hexagone. Elles doivent pour cela envoyer des collaborateurs effectuer des missions plus ou moins longues à l’étranger. Dans ce cadre, l’employeur doit offrir à son salarié toutes les protections nécessaires afin que celui-ci puisse travailler dans des conditions optimales. C’est ce qu’offre, par exemple, une assurance pour les voyages d’affaires.
Obligation légale de l’employeur
Les opportunités d’affaires à Londres, à Tokyo ou à Sidney peuvent inciter une entreprise à envoyer un collaborateur sur place afin de conclure une affaire, faire une présentation de produits ou encore prospecter de nouveaux clients. Selon l’article L.4121-1 du Code du travail, l’employeur doit assurer la sécurité et prendre soin de la santé mentale et physique des travailleurs. Il est donc obligatoire que l’entreprise souscrive une assurance voyage professionnelle pour ses employés à l’étranger.
En effet, tout salarié en déplacement à l’étranger peut cependant tomber malade ou être victime d’un accident, ce qui est préjudiciable pour lui bien sûr, mais également pour la société dont le planning peut être perturbé et les perspectives d’affaires tomber à l’eau si l’indisponibilité du travailleur se prolonge.
Il ne faut pas non plus minimiser les risques liés au terrorisme international, aux instabilités politiques et aux cataclysmes naturels. C’est pourquoi, avant même le départ du collaborateur, l’entreprise se doit de l’informer sur les risques qui existent dans le pays ou la ville où il part en mission. Elle doit évaluer ces risques en les transcrivant dans un document appelé « document unique » (DU) ou « document unique d’évaluation des risques » (DUER) et veiller à les réduire au maximum en prenant toutes les précautions qui s’imposent.
Autrement dit, comme le risque zéro n’existe pas, la souscription d’une assurance voyage pour missions professionnelles couvrant les déplacements internationaux du salarié et éventuellement de sa famille si elle part avec lui. Les garanties couvertes par cette assurance concernent généralement la santé du salarié, l’assistance voyage, l’annulation des vols, le vol, la perte ou le retard des bagages, et éventuellement une prévoyance telle qu’une assistance juridique, la responsabilité civile privée ou encore une assistance en cas de décès.
Quelques conseils pour le voyageur d’affaires
Voici quelques recommandations utiles qui vous permettront de mener à bien vos déplacements professionnels à l’étranger.
Pour être en forme durant votre séjour :
Comme tout voyage, le déplacement d’affaires doit être minutieusement préparé et planifié afin d’éviter la fatigue. Si vous prenez l’avion, vous devez veiller, lors de la réservation, à choisir les bonnes places au niveau des ailes de l’avion pour éviter les turbulences. Au cours du voyage, installez-vous le plus confortablement possible, essayez de dormir, buvez beaucoup et mangez frugalement pour prévenir le mal des transports.
Une fois arrivé, prenez soin de réduire au maximum les effets du décalage horaire en modifiant l’heure de votre montre pour aider votre cerveau à s’adapter. N’oubliez pas de bien vous hydrater et privilégiez les plats légers. Afin d’être en pleine forme pour votre présentation ou lors de la rencontre avec vos clients le lendemain, rien ne vaut une bonne nuit de sommeil à l’hôtel. En choisissant une chambre éloignée des bruits de la rue, en buvant une tasse de thé à la camomille ou encore en prenant un bain chaud, vous tomberez plus rapidement dans les bras de Morphée.
Enfin, pour mieux profiter de votre séjour, renseignez-vous avant votre départ sur le climat de votre lieu de destination. Cela vous permettra de choisir les vêtements adaptés à la météo. Il est important de vous ménager un peu de temps pour vous détendre et vous reposer, même si votre emploi du temps est surchargé. Pourquoi ne pas en profiter pour faire un petit massage, du jogging en début de soirée ou parcourir les allées d’un musée pour évacuer le stress.
Pour assurer votre sécurité et celle de vos documents importants :
Avant de partir, mettez tous vos papiers importants en sécurité. La perte ou le vol de votre passeport ou de vos documents personnels ou professionnels perturbera certainement votre planning et pourra même réduire vos efforts à néant. Il est conseillé de scanner tous vos documents et de les sauvegarder sur le Cloud, voire même sur une clé USB qui ne nécessite pas de connexion Internet.
Par ailleurs, si votre mission se déroule dans un pays à risques, il est recommandé de vous inscrire sur le site Ariane. Ce portail a été créé par le ministère des Affaires étrangères en vue d’offrir aux Français qui se déplacent à l’étranger toutes les informations pertinentes concernant un pays donné. En cas de catastrophe naturelle, d’émeutes, d’attentat ou de soulèvement populaire qui pourrait vous mettre en péril, Ariane vous fera parvenir par mail des recommandations pour assurer votre sécurité. Si la situation se dégrade, vous serez contacté rapidement en vue d’un rapatriement vers la France et un de vos proches sera prévenu. De son côté, votre employeur est obligé de se renseigner périodiquement sur le site du ministère des Affaires étrangères afin de s’enquérir de l’évolution de la situation.
Pour être performant dans votre mission :
Il est recommandé de vérifier si vous avez tous les moyens de communication dont vous avez besoin pour être efficace dans votre travail et pour pouvoir en même temps communiquer avec votre siège. Optez donc pour un hôtel qui propose le WiFi dans votre chambre ou au moins dans des locaux spécifiques. N’oubliez surtout pas votre chargeur, ni les multiprises ou les adapteurs universels afin de pallier aux éventuelles incompatibilités de prises électriques.
Dans le cas où vous devez appeler régulièrement votre siège, votre famille ou vos proches en France, vérifiez que votre forfait international actuel soit adapté à la fréquence de vos appels et à leur longueur. Vous pouvez également vous servir des avancées technologiques comme Skype ou Viber pour communiquer gratuitement à l’autre bout du monde.
Pour éviter de froisser ou de déplaire à vos interlocuteurs, il est toujours prudent de vous informer au préalable sur la « culture business » du pays. C’est ainsi qu’en Chine, il est bien vu d’offrir un petit cadeau à son hôte et l’échange de carte de visite y fait l’objet d’un long rituel. 
C’est également le cas au Japon où il est conseillé de faire traduire votre carte en japonais. Vous devez toujours vous incliner légèrement et saisir celle-ci à deux mains lorsqu’un Japonais vous offre sa carte de visite. Lire la carte qu’une personne vient de vous donner est une marque de respect et de courtoisie au pays du soleil levant.
Afin d’éviter tout malentendu dans la communication, si vous n’êtes pas certain de bien maîtriser la langue locale ou une langue comprise par votre interlocuteur, l’idéal est de faire appel aux services d’un traducteur. Cela s’avère même indispensable lors de la signature d’un contrat pour que les différents termes employés soient bien compris des deux parties, notamment en ce qui concerne les aspects juridiques.
Enfin, si vous envisagez de partir en mission avec votre petite famille, pensez à vérifier si votre conjoint et vos enfants sont bien couverts par l’assurance voyage de votre entreprise. Dans le cas contraire, rendez-vous rapidement chez votre assureur pour souscrire une assurance à leur attention.
Lorsqu’une entreprise envoie un collaborateur effectuer une mission d’un ou plusieurs mois à l’étranger, elle doit respecter les obligations légales. Il s’agit notamment d’informer le travailleur sur les risques potentiels auxquels il s’expose à destination et de prendre toutes les mesures afin de réduire ces risques au minimum. La souscription d’une assurance voyage d’affaires individuelle ou d’un contrat dédié pour les groupes entre dans ces mesures.